Yamaha distributiecentrum

Op de vorige pagina’s heb je alles kunnen lezen over de prijzen van val- en slijtagedelen, maar hoe komen al die originele onderdelen nu op de plek van bestemming? Daarvoor nemen we een kijkje bij een van de belangrijkste spinnen in het Yamaha-web, het Europese distributiecentrum. En dat bevindt zich dichter bij huis dan je wellicht zou denken: onder de rook van luchthaven Schiphol. Hier liggen maar liefst 110.000 verschillende Yamaha onderdelen op voorraad, die via een ingenieus distributienetwerk uiterlijk binnen 48 uur bij dealers in heel Europa in het rek kunnen liggen.
Heftrucks rollen zenuwachtig draaiend voorbij en bijna overal waar je kijkt zoeven rode kratten over een ingewikkeld lijkend netwerk van rollerbanden over meerdere verdiepingen door de enorme hal heen. Deze ‘bins’ volgen nauwkeurig een door het computersysteem uitgestippelde route en worden onderweg gevuld met de meest uiteenlopende onderdelen. Van oliefilters tot kleine boutjes en van pakkingen tot ventieldopjes, maar allemaal met één gemeenschappelijke deler: de verpakking draagt het Yamaha-logo. We bevinden ons bij Yamaha Motor Distributie, het Europese logistieke hart van het merk met de gekruiste stemvorken en de inhoud van al deze kratten vindt uiterlijk binnen twee etmalen na bestelling, keurig verpakt in dozen, zijn weg vanuit Schiphol-Rijk naar Yamaha-dealers over heel Europa. Aan het hoofd van deze enorme logistieke operatie staat Duco Hoekstra, die als Division Manager Warehousing Division niet alleen verantwoordelijk is voor het reilen en zeilen binnen de Nederlandse vestiging maar tevens voor het kleinere satellietmagazijn in het Franse Lyon en de vier ‘gereed product’ magazijnen (dus complete motorfietsen) van Yamaha in Barcelona, Milaan, Hamburg en Lille. De centrale vestiging in Schiphol-Rijk draait sinds 1993, waar Europese importeurs voorheen ieder een eigen magazijn bestierden en de onderdelen zelf wereldwijd bestelden. De overstap naar centralisatie bracht weliswaar hogere transportkosten met zich mee, maar die wegen niet op tegen de grootste voordelen: de hogere beschikbaarheid van onderdelen en de lagere som geld die vast zit in opgeslagen voorraad. “Die beschikbaarheid zit nu ongeveer op 97%”, verduidelijkt Hoekstra, “en dat betekent feitelijk niets meer of minder dan dat we 97 van de 100 verschillende onderdelen op voorraad in huis hebben.” Die voorraad is enorm en telt maar liefst 110.000 verschillende onderdelen voor Yamaha-modellen tot en met tien jaar oud. Artikelen die niet courant genoeg zijn om zelf op voorraad te houden, komen rechtstreeks uit Japan. Het kunnen managen van een dergelijke grote voorraad noemt Hoekstra een van de grootste uitdagingen van zijn werk: “Stel dat je thuis in een enorme berg rotzooi op zoek moet naar een aansteker. Dat is een vrij kansloze missie. Maar hier ga je die aansteker hoe dan ook vinden!” Om de distributie van al die goederen in goede banen te leiden, is het magazijn onderverdeeld in een aantal hoofdgebieden: ‘highway’, ‘small parts picking’, ‘special and heavy’ en een volledig geautomatiseerd palletmagazijn. Stoffige mannetjes in dito stofjassen zul je hier niet tegenkomen, het is cleane hightech dat de boventoon voert. “Logistiek en IT gaan hier absoluut hand in hand”, licht Hoekstra toe. “Het enige gebied dat nog enigszins in de buurt komt van een conventioneel magazijn is special and heavy, waar alles ligt dat niet op de highway of small parts past of kan. Dan moet je denken aan grotere verpakkingen of accu’s met zuur, waar je een speciale milieuvergunning voor moet hebben. Sommige van de onderdelen die hier liggen zouden ook in de highway kunnen, maar daarvoor is de omloopsnelheid dan weer te laag. We doen in dit gedeelte dus relatief weinig ‘picks’ en er werken doorgaans ook maar twee mensen per dienst. Dat is minder productief allemaal, maar het past wel in het plaatje van de totale service die we hier willen bieden.” Knipt in de gangpaden van ‘special and heavy’ het licht alleen aan als de bewegingsmelder wordt geactiveerd, in het geautomatiseerde palletmagazijn, de hoogbouw in vakjargon, zoeft een serie reusachtige kranen altijd in het pikkedonker tussen de huizenhoge stellingen heen en weer om op volledig elektronische wijze hun opdrachten uit te voeren. “Dit is een zogeheten silogebouw en hier gaat het licht alleen aan voor onderhoud”, legt Hoekstra uit. “Hier zijn eerst alle stellingen en kranen geïnstalleerd, waarna het gebouw zelf er als laatste omheen is gebouwd. Hier liggen momenteel 5.500 verschillende artikelen, verdeeld over 17.000 pallets. Ook hier liggen over het algemeen grotere onderdelen, zoals benzinetanks en zadels. De kranen pikken hun orders automatisch op en zetten de betreffende pallet op de transportlus. Operators halen de spullen er buiten de silo af of zetten er juist nieuw binnengekomen onderdelen op, waarna de pallet weer naar binnen verdwijnt en de kranen de pallet op een door het systeem bepaalde plek terugzetten. Dat gebeurt dan op zodanige wijze dat alle gangen steeds dezelfde vulgraad hebben met artikelen met een hoge omloopsnelheid op de lagere plekken vooraan en alle andere meer omhoog en naar achteren.” Efficiëntie is duidelijk het toverwoord binnen de muren van Yamaha Motor Distributie en dat zie je tot in detail terug op de afdelingen ‘highway’ en ‘small parts picking’, het kloppende hart van het distributiecentrum. Bij het meest optimale gebruik kan het systeem 7 x 700 bakken per uur aan, dus 4.900 in totaal. Maar voor al die bakken gevuld kunnen worden, moet uiteraard de eigen voorraad op peil worden gehouden. Wekelijks komen er ongeveer acht zeecontainers en vier luchtvrachten uit Japan binnen en daarnaast worden er per vrachtwagen nog onderdelen aangeleverd uit fabrieken in Frankrijk en Spanje. Van alle spullen die binnenkomen zijn zaken als afmetingen, volume en gewicht bekend om alvast te bepalen in welk formaat ‘bin’ het betreffende artikel past. Daarnaast heeft iedere container, pallet, doos of krat op die pallet een eigen nummer en hebben de artikelen een artikelcode, wat de verwerking er van vereenvoudigd. Al die binnenkomende goederen worden ’s ochtends vroeg, in de avond en waar nodig ’s nachts verwerkt en opgeslagen, waardoor er overdag orders ‘gepickt’ kunnen worden en dealers in heel Europa er zeker van kunnen zijn dat ze de volgende dag hun spullen hebben. Dat proces wordt aangestuurd vanuit de controlekamer, van waaruit overigens ook de gang van zaken in de vestigingen Lyon, Lille, Hamburg, Barcelona en Milaan live kan worden gevolgd. “Degene die hier aan de knoppen zit, weet precies wat er prioriteit heeft en wanneer er wat gereed moet staan voor verzending”, verduidelijkt Hoekstra. “Een prettige bijkomstigheid daarbij is dat we iedere week een redelijk wederkerend patroon hebben en dus ongeveer weten wat er komen gaat. Daar stemmen we onze planning uiteraard op af. Ook storingen komen hier binnen en onze eigen technische dienst kan dan direct polshoogte gaan nemen als bakken bijvoorbeeld te lang op een plek stil blijven staan. Dat moet meteen door eigen mensen opgelost kunnen worden, want als wij stil staan heeft heel Europa geen onderdelen meer.” Het orderproces begint met het koppelen van een order aan bepaalde bak. Iedere bak heeft een eigen nummer en doet de ene keer dienst als transport- of opslagbak en een andere keer als orderbak. Een orderbak pikt eerst volledig automatisch een paklijst en een verzendlabel op bij een scanner/printerinstallatie, waarna de bak het ordergebied in gaat. Die gaat eerst langs het assortiment bulkgoederen met een hoge omloopsnelheid, zoals bijvoorbeeld oliefilters, en wordt dan verder het gebied in geleid. “Dat gaat allemaal volledig automatisch”, benadrukt Hoekstra. “De bakken worden voortdurend gescand. In feite vraagt het systeem dus steeds ‘wie ben je en waar moet je heen?’ voor een bak naar links of naar rechts wordt gestuurd. Kan een bak ergens een keer niet in vanwege een storing of een opstopping, dan gaat ‘ie eerst verder om later nog een keer terug te komen.” Als een bak een tussenstop maakt op een operator-station op de small-parts-lijn koppelt de operator de bak aan zijn eigen persoonlijke nummer, waarna via een beeldscherm wordt weergegeven welke onderdelen en hoeveel er uit het betreffende gebied in de orderbak moeten. Het systeem vertelt de operator daarnaast in welk gangpad hij of zij voor de bewuste onderdelen moet wezen, uit welke kast het moet worden gehaald, van welke plank en van welke positie op de plank. Bovendien weet het systeem exact hoeveel voorraad er in die kasten aanwezig is. Hoe effectief wil je het hebben? “Onze productiviteit met dit systeem is enorm”, zegt Hoekstra bescheiden, “en daar ben ik best een beetje trots op. Dit systeem is nu bijna twintig jaar oud, maar er zijn nieuwere die onze productiviteit bij lange na niet halen.” Met alle onderdelen van een order aan boord eindigt de ‘bin’ uiteindelijk bij de inpakafdeling, waar de bestelling in dozen verdwijnt. “Een mooi praktisch detail daarbij is dat onze grootste doos hetzelfde formaat heeft als de grootste bak. Als die propvol zit, past het dus nog steeds in die doos”, stipt Hoekstra nog maar eens efficiëntiepuntje aan, om er meteen nog maar uit de hoed te toveren: “Daarnaast hebben alle dozen extra rillijnen, waarmee we ze indien nodig lager kunnen maken. Dan kom je weer op de transportkosten, want die bereken je uiteindelijk op kilo’s per kuub. Des te compacter je kunt inpakken, des te meer je bespaart op transport. Vandaar dat we de dozen niet zo veel opvullen. Na het inpakken rest er nog één tussenstop: het sorteerstation voor de verzending. “Daar worden de dozen gescand en naar de rolkooien voor het uiteindelijke transport geleid. Dan moeten ze er op het eind van de dag alleen wel op letten dat de juiste rolkooi in de juiste vrachtwagen wordt gereden, want anders verziek je alles wat je in het stappenproces daarvoor allemaal goed hebt gedaan”, lacht Hoekstra een lach met een efficiënte ondertoon. En dan floept plotseling het licht uit. “Lunchpauze”, knikt Hoekstra richting de kantine. “Tijdens alle pauzes gaat het licht uit. Dat lijkt misschien onzinnig, maar alles bij elkaar praat je toch over twee uur per dag en licht is onze grootste vorm van consumptie.” Einde van een lesje in efficiëntie.